5 exemples de courriers standard

Voici 5 exemples de courriers standards publiés dans le livre Courrier clair: vous pouvez vous en inspirer pour la rédaction de vos propres courriers commerciaux ou administratifs.

Exemple 1                                                                                      E-mail pour réclamer son dû (rappel de paiement)

Situation : un indépendant rappelle à un client de payer sa facture.

 

De : Jacques Quiréclame (dessinateur)

À : Alphonse Quipayepas (secrétaire revue Dada)

Objet : Dessins revue Dada — facture 2016-79 – à payer avant 17/12

 

Bonjour Monsieur,

 

Le 10 octobre 2016, je vous ai envoyé la facture 2016.79 (voir pièce jointe) pour les dessins que je vous ai remis le 8 octobre pour votre revue Dada, à la suite de votre lettre de commande du 15 septembre 2016.

 

Or, ce 10 décembre, je constate que cette facture n’a pas encore été payée. Il s’agit peut-être d’un oubli de votre part.

 

Pourriez-vous régler cette facture avant ce 17 décembre ?

 

Je vous en remercie d’avance.

Bien sûr si, entre temps, votre paiement avait croisé ce courrier, veuillez ne pas tenir compte de ce dernier.

 

Cordialement,

Jacques Quiréclame

 

Exemple 2                                                                             Lettre de mise en demeure

Situation : un indépendant envoie une lettre recommandée à un client qui n’a toujours pas payé sa facture, malgré 3 rappels, pour le mettre en demeure de la payer sous peine de poursuites judiciaires. 

 

Angoulême, le 10 janvier 2017

 

                                                              Jacques Quiréclame                                                                              Dessinateur

                                                              Rue des crayons, 18

                                                              1000 Angoulême

                                                              FRANCE  

                                                                                                          Alphonse Quinatoujourspaspayé

Secrétaire revue Dada

Rue des Guignols, 20

1030 Binche

BELGIQUE

 

                                                                            

 

RECOMMANDE

MISE EN DEMEURE

 

Dessins revue Dada — facture 2016-79 – à payer avant 17/01

 

 

Monsieur,

 

 

Le 10 octobre 2016, je vous ai envoyé la facture 2016.79 (voir 1re pièce jointe) pour les dessins que je vous ai remis le 8 octobre pour votre revue Dada, suite à votre lettre de commande du 15 septembre 2016 (voir 2e pièce jointe). 

 

Or je constate, ce 10 janvier 2017, que cette facture n’a pas encore été payée, et ce, malgré mes deux rappels de paiement des 10 et 30 décembre (voir 3e et 4e pièces jointes). Entretemps, j’ai dû m’acquitter de la TVA  sur cette facture.

 

Je vous prie donc de procéder au paiement de cette facture dans les plus brefs délais. En effet, sans réception de votre paiement avant ce 17 janvier 2017, je me verrai dans l’obligation de lancer à votre encontre une procédure de recouvrement de créances par voie d’huissier. 

 

Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

                                                                                                                                                                                  Jacques Quiréclame

 

Exemple 3                                                                Publipostage (e-mailing)

 

Situation: la commerciale d’une agence immobilière propose les services de son agence aux personnes qui mettent leur bien en location sur le net.

Cet e-mail est un e-mailing standard, qui peut être envoyé à plusieurs prospects au profil similaire.

 

De : Laura Cabane

À : un prospect

Objet : Un coup de pouce professionnel pour louer votre bien ?

 

 

Bonjour Madame,

Bonjour Monsieur,

 

Vous mettez votre bien en location ?

 

[description du bien]

 

C’est pourquoi vous serez peut-être intéressé(e) de faire appel à des professionnels de la location immobilière.

 

Nous vous offrons donc nos services en tant qu’agent immobilier.

 

Pour ce faire, sur base de vos critères de recherches, nous nous engageons à :

  • constituer un dossier photos complet;
  • encoder votre bien dans une base de données où il est envoyé en priorité à notre clientèle;
  • l’afficher en brochure A3 dans notre vitrine;
  • organiser toutes les visites;
  • créer un login et un mot de passe afin que vous puissiez suivre en direct toutes les visites et le compte rendu de celles-ci;
  • créer des dossiers candidatures complets.

 

Nous vous proposons donc de vous rencontrer pour en discuter de vive voix, sans engagement de votre part.

 

Quand pouvons-nous vous rencontrer ?

 

En espérant pouvoir vous aider efficacement dans la location de votre bien,

 

Laura Cabane

Immobilière LaJolieMaison

 

Exemple 4                                                                        Répondre à une plainte infondée

 

Situation: une cliente a fait un achat dont elle est mécontente parce qu’il s’est cassé après un jour d’utilisation. Le fournisseur ne s’estime pas responsable de l’incident. Il répond courtoisement à la cliente, pour garder une bonne relation commerciale.

 

De : serviceachat@ALaPantoufleDeVair

À : Matilda Régina

Objet : votre achat escarpins « Fetnat »

 

Chère Madame,

 

Votre courrier du 31 juillet dernier concernant vos escarpins FetNat a retenu toute notre attention. Nous comprenons le désagrément qu’a dû vous causer le fait que vos talons se cassent.

 

Nous avons vérifié auprès de notre fabricant : vos escarpins faisaient partie d’un lot dont la solidité, malgré la finesse du talon, avait été validée. Un remboursement n’est donc pas envisageable dans cette situation.

 

Lors de votre prochain achat, nous vous recommandons de nous spécifier l’usage que vous ferez des chaussures que vous souhaitez nous acheter : nous pourrons ainsi vous recommander un modèle qui convient mieux aux circonstances dans lesquelles vous porterez ces chaussures.

 

Nous vous accueillerons donc avec une attention particulière lors de votre prochaine visite à notre magasin. 

 

Recevez, chère Madame, nos plus cordiales salutations.

 

Laurent Leprince

Responsable des ventes

 

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De : Matilda Régina

À : serviceachat@ALaPantoufleDeVair

Objet : Réclamation

 

Chère Madame, cher Monsieur,

 

Il y a une dizaine de jours, je vous ai acheté des escarpins jaunes à semelles rouges et petit nœud noir, avec des talons aiguilles de 15 cm. Il s’agit du modèle « Fetnat » en pointure 44. 

 

Je les ai portés pour la première fois dimanche dernier, lors de la fête annuelle du village. Or, après seulement une journée de marche dans les rues pavées du village, les deux talons se sont subitement cassés !

 

J’estime que c’est inacceptable que vos escarpins soient aussi peu solides, étant donné le prix qu’ils coûtent ! Je vous demande donc le remboursement des 499 € que j’ai payés pour ces chaussures que je n’ai mises qu’une seule fois.

 

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus distingués.

 

Matilda Régina

Bourgmestre

 

Exemple 5                                                                                  Formuler une demande délicate

 

Situation: Un comptable demande à un de ses clients de lui remettre ses factures dans les délais et classées, pour faciliter son travail et diminuer les frais.

 

De : Michel Lecomptable

À : Robin Lebrouillon

Objet : Vos factures TVA  – demande de remise dans les délais et classées

 

Bonjour Monsieur,

 

Le 31 janvier dernier, vous avez déposé à mon bureau un sac avec toutes vos factures du 4e trimestre 2016 pour que j’en fasse la déclaration à la TVA. La déclaration à la TVA devant être rentrée avant le 20 du mois qui suit la fin du trimestre concerné, mon collaborateur et moi avons dû encoder vos factures dans l’urgence, ce qui nous a fait travailler ce 1er février jusqu’à 20 heures. En outre, ce travail nous a pris un temps considérable, car vos factures des 3 derniers mois 2016 étaient « en vrac » dans le sac en plastique que vous nous avez remis. Enfin, la remise tardive de votre déclaration TVA engendrera pour vous une pénalité financière (intérêts de retard).

 

Je me permets donc de vous faire la suggestion suivante. 

Pourriez-vous dorénavant nous remettre vos factures TVA :

  • classées par ordre chronologique et par mois ; 
  • avant le 15 du mois qui suit la clôture du trimestre ?

 

Si vos factures sont rentrées classées et avant le 15 du mois, nous pourrons rapidement les encoder et remettre votre déclaration TVA avant le délai fixé par l’administration. 

 

Vos avantages :

  • vous éviterez ainsi une pénalité financière de la TVA pour déclaration remise après le délai fixé ; 
  • vous recevrez aussi une facture d’honoraires moins élevée de notre part, étant donné que le traitement de vos factures sera plus rapide.

 

Je vous remercie pour votre collaboration.

 

Bien à vous,

Michel Lecomptable 

 

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