ven.

23

mai

2014

Courrier administratif: un "avant/après" exemplaire

Le courrier standard d'une entreprise de titres-services: version originale (avant) et version réécrite (après)
Le courrier standard d'une entreprise de titres-services: version originale (avant) et version réécrite (après)

 

Vos courriers ne sont pas lus ? Vos lecteurs ne vous répondent pas ou ne font pas ce que vous leur demandez de faire ? Vous aimeriez savoir pourquoi ? Observez attentivement les deux textes présentés dans ce billet : le premier est un courrier administratif particulièrement confus, le second est la réécriture du premier et se veut beaucoup plus clair et convivial : mesurez-vous la différence d’impact auprès du lecteur ?

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Courrier bâclé: objectif raté

Il y a quelques semaines, je reçois le courrier suivant de mon entreprise de titres-services. Ce courrier est authentique : j’y ai toutefois retiré tout nom propre qui permettrait d’en identifier l’émetteur.

Le courrier original de l'entreprise de titres-services
Le courrier original de l'entreprise de titres-services

Je lis le début : Ce courriel vous est adressé à titre d’information et, quelques lignes plus bas (en gras et surligné en rose) : À partir du 1er janvier 2014, un titre-service coûtera 9 EUR. Je connaissais cette information. Je ne vais donc pas plus loin et classe ce courrier dans mon dossier « aide-ménagère ».

 

Quelques jours plus tard, je reçois exactement le même courriel. Intriguée, je le lis attentivement. J’y lis, alors, à la 7e ligne, la phrase : Sodexo nous informe qu’il serait temps pour vous d’alimenter votre compte personnel; et à la 18e ligne : Auriez-vous la gentillesse d’alimenter votre compte et de prévoir une réserve afin que nous puissions récupérer notre argent. J’avoue, assurément, que je n’avais pas du tout vu cette demande lors du premier envoi !

 

Courrier réécrit: message clair et convivial

Après avoir examiné attentivement ce courrier, je l’ai réécrit. En poursuivant un triple objectif :

  • que le lecteur comprenne immédiatement ce qu’on lui veut ;
  • qu’il soit motivé pour faire ce qu’on lui demande de faire ;
  • qu’il ait une image professionnelle et favorable de l’émetteur : l’entreprise de titres-services.

 

Le courrier réécrit
Le courrier réécrit

Les 10 techniques rédactionnelles utilisées pour cette réécriture sont détaillées dans le billet : Courrier administratif: réécriture commentée.

Conclusion: un courrier beaucoup plus efficace

Le courrier original est -osons le mot- un torchon. Pourquoi ? À cause du peu de soin accordé à sa construction et sa rédaction. Ce manque d’investissement peut coûter cher à son émetteur.

 

Inversement : être attentif à produire des courriers clairs peut rapporter gros à la personne ou l’organisme émetteur : efficacité augmentée, économie de temps et d’argent, confiance et fidélisation du client, respect des droits de l’émetteur et du destinataire.

 

Alors, à quoi ressemblera votre prochain courrier ?

 

Anne Vervier

 

Pour aller plus loin :

  • Vous trouverez l’analyse minutieuse du premier courrier et l’explication détaillée des techniques de réécriture employées dans le second courrier dans le billet Courrier administratif: réécriture commentée.
  • Vous trouverez un exposé de ce que vous coûtera un texte peu clair et surtout de ce que vous récolterez à produire des textes clairs dans le billet Bénéfices des textes clairs.

 

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Commentaires : 4
  • #1

    ASTY (samedi, 11 juillet 2015 21:21)

    JE VEUX SAVOIR RÉDIGER UN COURRIER PROFESSIONNEL MAIS JE N'Y ARRIVE PAS

  • #2

    Anne Vervier (dimanche, 12 juillet 2015 16:29)

    @Asty: vous trouverez dans ce billet 7 astuces qui vous aideront à rendre vos courriers plus efficaces http://www.redaction-claire.com/2012/11/02/7-bonnes-pratiques-pour-des-e-mails-rapides-%C3%A0-lire-et-%C3%A0-traiter/

  • #3

    Annick Dourthous (jeudi, 28 juillet 2016 09:16)

    Bravo pour cet exemple édifiant ! Ancienne rédactrice en milieu administratif et désormais rédactrice correctrice pour les professionnels, je mesure au quotidien l'absence de simplicité et de clarté en matière de rédaction administrative ; résultat, un objectif de communication et un message souvent occultés, d'où, comme vous le soulignez très justement, une perte de temps et un manque d'efficacité déplorables...

  • #4

    Anne de Rédaction claire (jeudi, 28 juillet 2016 09:48)

    Merci Annick, merci pour votre commentaire de consœur :)

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