Formules de politesse pour vos lettres

La lettre est sans conteste le plus normé et le plus formel des écrits professionnels. Toutefois, dans la longue liste des formules de politesse de la lettre, lesquelles choisir ? Ce billet vous propose un tableau et quelques règles pour que vous appreniez à utiliser les formules appropriées dans vos lettres : cela témoignera de votre savoir-faire social et cela contribuera à l’efficacité de votre lettre auprès de votre destinataire.

Choisissez dans ce tableau les formules qui conviennent le mieux à votre écrit spécifique.  Les 7 conseils suivants vous aideront à faire le bon choix.

1. N’oubliez jamais la formule d’appel (utilisée au début de la lettre pour saluer votre destinataire) et la formule de politesse (utilisée à la fin de la lettre pour prendre congé). Reprenez, dans la formule finale de politesse, la formule d’appel telle quelle.
2. Réservez les formules plus formelles aux lettres administratives. Pour un destinataire haut placé dans la hiérarchie sociale ou professionnelle, si vous hésitez entre une formule plus ou moins formelle, choisissez la plus formelle, selon le principe suivant : un excès de politesse n’a jamais vexé personne.
   
3. Dans une lettre commerciale ou une lettre adressée à un citoyen, préférez des formules plus conviviales et modernes : vous donnerez ainsi une image dynamique de vous-même ou de votre organisation.
   
4. Si vous ne connaissez pas le sexe de votre destinataire, utilisez la formule : Madame, Monsieur (dans une lettre adressée à une organisation, évitez la formule ancienne Messieurs : cela pourrait vexer, à juste titre, les dames qui seraient parmi vos destinataires.)
   
5. Évitez le Cher Monsieur, Chère Madame, dans le courrier professionnel, sauf pour répondre à quelqu’un qui s’adresserait à vous de cette manière et à qui vous souhaiteriez exprimer une certaine sympathie. Ne l’utilisez en tout cas pas dans une lettre dont le message est négatif (une mise en demeure, par exemple) : de nos jours, cela pourrait être perçu comme hypocrite.
   
6. Si votre destinataire est une femme titrée, utilisez son titre au féminin (voir 1^er exemple du tableau), sauf si vous savez que la dame en question préfère que l’on utilise son titre au masculin (dans ce cas, ne prenez pas le risque de la froisser). La féminisation des noms de titres et de professions est recommandée en Belgique par un arrêté royal de 1993 ; le Service de la langue française de la Communauté française de Belgique a publié un guide intitulé Mettre au féminin que vous pouvez consulter pour connaître le féminin de certains noms de titres ou professions.
7. Dans la formule finale de politesse d’un courrier professionnel, évitez l’expression des sentiments : de nos jours, cela peut être perçu comme inadéquat.

La formatrice que je suis vous présente dans ce tableau un « kit de survie » des formules de politesse pour la lettre professionnelle.

La consultante en Rédaction claire vous recommande toutefois (si vous pouvez vous le permettre) de choisir les formules les plus simples de ce tableau (les dernières cases) : elles sont plus claires, plus actuelles et plus conviviales pour votre lecteur. Car, comme le dit la devise du COSLA (Comité d’orientation pour la simplification du langage administratif) : « Un langage clair, ça simplifie la vie ».